Reflexiones sobre la conferencia, parte I
Margit Schatzman ofrece un blog de dos partes centrado en conferencias en el ámbito de la educación superior internacional, principalmente en los subcampos de evaluación de credenciales y admisiones y reclutamiento internacionales. La Parte I cubre un poco de una descripción histórica de los eventos presenciales y Parte II, aborda cómo estos congresos han evolucionado a lo largo del tiempo, en términos de temáticas, contenidos y organización.
Es martes por la tarde. El domingo por la mañana temprano abordaré un avión desde Milwaukee para asistir a la conferencia de la Asociación de Administradores de Educación Internacional (AIEA) en Washington DC. La conferencia de la AIEA en febrero de 2020, también en Washington DC fue la última conferencia a la que asistí antes de que el mundo se paralizara en modo pandemia en marzo. AIEA 2022 fue la primera conferencia a la que asistí en los EE. UU. cuando las cosas comenzaron a volver a un ritmo de conferencias más regular. Tenga en cuenta que no digo normal, porque, de todos modos, ¿qué es normal en estos días?
El elemento Conferencia de la AIEA se ha convertido en mi piedra de toque para medir los “tiempos antes” y los “tiempos después” en mi vida profesional de conferencias. Este parece un buen lugar para comenzar mientras comparto algunas reflexiones sobre conferencias con colegas en evaluación de credenciales, admisiones y reclutamiento internacionales y educación internacional. En la Parte I, brindaré una visión general de las conferencias internacionales, sus objetivos, sus ofertas y el valor que aportan al crecimiento profesional en nuestro campo. La Parte II cubrirá la evolución de las conferencias de educación internacional, particularmente para aquellos de nosotros que somos evaluadores de credenciales profesionales, funcionarios de admisiones internacionales y reclutadores.
¡Oh, las conferencias a las que irás!
Mi experiencia asistiendo a conferencias comenzó con la reunión de la Región V de NAFSA a principios de la década de 1980 en Grand Rapids, MichiganComo recién graduada de la universidad y con un nuevo trabajo profesional como evaluadora de credenciales, no podía creer mi buena suerte. Tenía un empleador que pensaba que mi desarrollo profesional valía la pena y que me envió a reunirme con colegas de tres estados y más allá para aprender, conectarme y crecer. Desde entonces, he asistido a más de 250 conferencias y reuniones profesionales en más de 40 países, como asistente, miembro de la junta, presentadora, registradora, presidenta de sesión, oradora invitada, voluntaria y expositora.
Las conferencias en nuestro campo se han centrado típicamente en contenido profesional, principalmente en forma de talleres, sesiones, sesiones plenarias, charlas magistrales y formatos similares. Además, la mayoría de las conferencias incluyen una combinación de oportunidades sociales y de networking, que incluyen recepciones, comidas compartidas, eventos culturales, juegos y concursos. Las conferencias tienen un contenido de gobernanza con oportunidades para que las asociaciones de miembros celebren reuniones de negocios, foros de miembros, reuniones municipales, reuniones de juntas y comités y sesiones de planificación.
Las reuniones profesionales suelen ser una fuente importante de ingresos para las asociaciones. Las salas de exposiciones ofrecen a los asistentes una forma de conectarse con los proveedores y la asociación se beneficia de las cuotas de los expositores y patrocinadores. Muchas asociaciones incluyen iniciativas benéficas y humanitarias como parte de sus conferencias, recaudando fondos relacionados con la misión del grupo profesional, como becas para quienes de otra manera no podrían asistir o para apoyar a organizaciones benéficas locales.
Muchos grupos afiliados utilizan la masa crítica de una conferencia importante para celebrar sus propias reuniones paralelas, pero no oficialmente relacionadas. Una de mis organizaciones miembro, NACIMIENTOS (Asociación Nacional de Evaluación de credenciales Services, Inc.) solía programar su reunión de negocios anual junto con la NAFSA: Asociación de Educadores Internacionales o ACRAO (Asociación Estadounidense de Registradores y Oficiales de Admisiones Universitarios) conferencias nacionales. Tantas NACIMIENTOS Los miembros también eran miembros de aquellas asociaciones a las que asistir a ambas reuniones al mismo tiempo les resultó una opción de programación conveniente.
Cambios de ch-ch-ch-ch
¿Qué ha cambiado con el paso de los años? Casi todas las conferencias a las que he asistido a lo largo de los años han estado bien planificadas y han sido profesionales. Los cambios más significativos han sido en la sofisticación de la planificación y ejecución de las conferencias, y en la tecnología. Las asociaciones más grandes han reemplazado gran parte del trabajo administrativo de planificación, que antes realizaban voluntarios, por personal profesional o planificadores. Aun así, se necesita un pequeño ejército de voluntarios para revisar las propuestas de sesiones, planificar las actividades de hospitalidad, organizar talleres para el personal, reunir a los asistentes perdidos y llevar a cabo una gran cantidad de otras actividades.
La tecnología ha cambiado la planificación de congresos y la distribución de contenidos. Todos estamos acostumbrados a los útiles y a veces frustrantes sistemas de inscripción electrónica. Hace tiempo que quedaron atrás los días en que se enviaban formularios por fax y se pagaba con cheque. Ahora escaneamos códigos para compartir material de exposición o contactos comerciales... aunque la mayoría de nosotros todavía nos aferramos a las tarjetas de presentación en papel.
Algunas tecnologías no han tenido demasiado éxito, al menos en nuestra comunidad. Recuerdo haber asistido a una conferencia en Londres en la que se les asignó a todos un pequeño dispositivo portátil que supuestamente revolucionaría nuestra experiencia en la conferencia al proporcionar un medio para comunicarnos con los presentadores de las sesiones, conectarnos con los expositores y rastrear nuestros movimientos a través de la fila de comida. ¡Qué espeluznante! Supongo que esa tecnología fue superada rápidamente por nuestros teléfonos inteligentes, que ahora hacen prácticamente lo mismo por nosotros, con aplicaciones para conferencias.
Y el artículo… el artículo (casi) se ha agotado. Recuerdo que me preparaba para muchas sesiones en una conferencia nacional y me preguntaba cuántas personas asistirían a mi sesión. ¿Imprimo hasta 200 copias de los folletos para mi sesión sobre la Declaración de Bolonia, sólo para descubrir que exactamente treinta personas estaban interesadas en el tema? ¿O imprimo 50 copias de una sesión sobre la detección de credenciales falsificadas sólo para encontrarme con 107 asistentes molestos que no pudieron tomar notas sobre los folletos que no estaban disponibles? Ambos escenarios han sucedido. Ahora, nadie espera folletos.
La tecnología audiovisual ha mejorado. Podemos realizar encuestas entre los asistentes y conectarnos a sitios web para mostrar recursos en línea. Las posibilidades de creación de presentaciones han mejorado enormemente la calidad y el acabado de la mayoría de las presentaciones. Sin embargo, la tecnología inteligente aún no reemplaza a un presentador experto y hábil. Y si la tecnología no funciona, el presentador experto tiene un plan B.
Un lugar de encuentro para colegas nuevos y conocidos.
Algunas características de las conferencias pasan por altibajos. Quién asiste a una conferencia está más determinado por las finanzas y la política institucional. A veces, a los empleados se les prohíbe asistir a una conferencia en una localidad en particular debido a consideraciones políticas. Los sistemas universitarios estatales a veces han prohibido los viajes a conferencias por razones financieras o para satisfacer percepciones, independientemente de si tiene sentido financiero o no. Al principio de mi carrera, una conferencia en Hawaii Algunos de mis colegas de la universidad no podían asistir a una conferencia porque a sus administraciones les parecía demasiado lujoso… sin importar que las tarifas aéreas fueran más baratas que en muchos destinos del continente estadounidense. Además, a veces los supervisores de las instituciones dejan de lado a las personas que están en las trincheras de las instituciones y que deberían asistir a una conferencia para aprender nuevas habilidades e información, y pueden viajar gracias a su antigüedad o estatus.
El cambio más reciente y sorprendente en la asistencia a congresos fue la suspensión de los congresos presenciales durante la pandemia de COVID-19. Para muchos de nosotros, los congresos siempre han significado reuniones presenciales, con talleres llenos de asistentes, pasillos abarrotados de gente que se trasladaba de una sala de sesiones abarrotada a otra, recepciones animadas y debates silenciosos al margen. Era el lugar para encontrarse con viejos colegas, conectarse con un mentor admirado o iniciar una nueva relación profesional.
Antes de la pandemia, el avance de los medios electrónicos de comunicación nos permitió asistir a seminarios web y otros tipos de reuniones a distancia. La gente ya estaba viendo las ventajas de reunirse electrónicamente. Gastos drásticamente más bajos, accesibilidad para personas con problemas de movilidad, la capacidad de aportar una mayor diversidad geográfica a las reuniones y la asequibilidad para atraer a una variedad de expertos eran todas ventajas existentes de las reuniones a distancia. Y no olvidemos el impacto ambiental mínimo de las reuniones a distancia.
La pandemia hizo que las conferencias a distancia no fueran solo una opción, sino una necesidad. Durante casi dos años, las conferencias a distancia fueron la única opción realista para muchas organizaciones. Esto proporcionó un salvavidas para nuestras conexiones profesionales y un desarrollo continuo. Para algunos, esta era la única manera de mantener algún tipo de conexión con nuestros campos. Las conferencias a distancia, con sus tontas horas felices, reuniones incómodas, salas de reuniones que nos obligaban a interactuar con extraños y el uso excesivo de encuestas y las cansadas súplicas para que se activara el sonido, nos permitieron seguir adelante, sin importar cuán terrible pareciera el futuro.
Ahora que han vuelto las conferencias presenciales, parece que a mucha gente no le apetece la versión a distancia. En nuestra prisa por volver a los beneficios del contacto humano personal del viejo estilo, ¿nos estamos perdiendo algo? Por mucho que a muchos de nosotros todavía nos emocione subir a un avión a un nuevo destino, nos entusiasme entender el sistema de metro de una ciudad de la otra costa y nos sintamos tranquilos y satisfechos de poder calcular en nuestra cabeza el tipo de cambio del sándwich que estamos comprando, ¿es realmente la modalidad presencial la mejor manera de satisfacer nuestras necesidades de desarrollo profesional?
Presenciales, a distancia, híbridas… ¿Cómo serán las conferencias del futuro?
El agotamiento por Zoom y el equilibrio entre una conferencia remota y un trabajo regular que nunca parecía detenerse para asistir a la conferencia fue un verdadero problema. Sin embargo, ¿existe un equilibrio entre todo en persona o todo a distancia? ¿Son los modelos híbridos que algunas asociaciones profesionales aún ofrecen una opción viable?
Dos conferencias de TAICEP (La Asociación de Profesionales de Evaluación de Credenciales Internacionales) se ofrecieron de forma remota durante la pandemia. Fueron algunos de los eventos profesionales más estimulantes, atractivos, informativos e inclusivos a los que he asistido. Conocí y escuché a personas de todo el mundo, muchas de las cuales nunca habrían podido asistir a la conferencia debido a las limitaciones financieras de sus instituciones, su diversidad geográfica o su estatus profesional. ¿Qué podemos aprender de ese ejemplo?
A pesar de los cambios en la tecnología, la sofisticación y la profesionalización de la organización de congresos, y el impacto de la COVID-19, dos características de la mayoría de los congresos de nuestro sector siguen siendo las mismas: el compromiso con el contenido y la comunidad. Los miembros de nuestras asociaciones profesionales valoran los congresos por el acceso a nuevas ideas e información que les permiten conectarse con personas con intereses y objetivos similares. Aprender y crecer a través de conexiones significativas seguirá siendo una parte importante de nuestra vida profesional.